Inventur-Hinweise 2005

1 Körperliche Inventur

Voraussetzung für die Aufstellung der Bilanz ist die Aufzeichnung der einzelnen Vermögensgegenstände (Inventar). Die Erfassung des Vorratsvermögens (Bilanzpositionen: Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige und fertige Erzeugnisse, Waren) erfordert grundsätzlich eine körperliche Bestandsaufnahme (Inventur).

Das Vorratsvermögen kann auch mit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden aufgrund von Stichproben ermittelt werden, wenn das Ergebnis dem einer körperlichen Bestandsaufnahme gleichkommt (§ 241 Abs. 1 HGB). Als weitere Inventurerleichterungen kommen die Gruppenbewertungen (siehe Tz. 4.1) und der Festwert (siehe Tz. 4.2) in Betracht.

2 Zeitpunkt der Inventur

2.1 Zeitnahe Inventur:

Eine ordnungsgemäße Bestandsaufnahme ist grundsätzlich am Bilanzstichtag oder innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag durchzuführen. Bestandsveränderungen zwischen dem Tag der Bestandsaufnahme und dem Bilanzstichtag sind dabei zu berücksichtigen.

2.2 Zeitverschobene Inventur:

Die körperliche Inventur kann an einem Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden, wenn durch ein Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren die ordnungsmäßige Bewertung zum Bilanzstichtag sichergestellt ist.

Es ist auch zulässig, Teile des Warenbestands am Bilanzstichtag und andere Teile im Wege der Fortschreibung bzw. Rückrechnung zu erfassen. Das Fortschreibungs- bzw. Rückrechnungsverfahren ist im Allgemeinen nur für solche Wirtschaftsgüter anzuwenden, die lediglich geringen Preisschwankungen unterliegen, jedoch nicht für Wirtschaftsgüter, die nach dem Lifo-Verfahren bewertet werden.

2.3 Permanente Inventur:

Eine körperliche Bestandsaufnahme am Bilanzstichtag kann unterbleiben, wenn der Bestand für diesen Stichtag nach Art und Menge anhand von Lagerbüchern (z.B. EDV-unterstützte Lagerverwaltung) festgestellt werden kann. Dabei ist allerdings mindestens einmal im Wirtschaftsjahr der Buchbestand durch körperliche Bestandsaufnahme zu überprüfen.

3 Umfang der Inventur

3.1 Inventar:

Das Inventar (Bestandsverzeichnis) muss den Nachweis ermöglichen, dass die Bestände vollständig aufgenommen worden sind. Dazu ist es regelmäßig notwendig, die Inventur räumlich getrennt vorzunehmen und das Bestandsverzeichnis entsprechend zu gliedern (Verkaufsräume, Lager, Werkstatt, Schaufenster, Vertreterkollektionen usw.).

3.2 Hilfs- und Betriebsstoffe, Verpackung usw.:

Auch Hilfs- und Betriebsstoffe sind aufzunehmen. Hilfsstoff ist z.B. der Leim bei der Möbelherstellung. Betriebsstoffe sind z.B. Heizmaterial sowie Benzin und Öl für Kraftfahrzeuge. An die Bestandsaufnahme der Hilfs- und Betriebsstoffe sollen keine unzumutbaren Anforderungen gestellt werden. Im Allgemeinen genügt es, wenn sie mit einem angemessenen geschätzten Wert erfasst werden.

Eine genaue Bestandsaufnahme ist aber auch für Hilfs- und Betriebsstoffe und Verpackungsmaterial erforderlich, wenn es sich entweder um erhebliche Werte handelt oder wenn die Bestände an den Bilanzstichtagen wesentlich schwanken.

3.3 Unfertige und fertige Erzeugnisse:

Aus den Inventur-Unterlagen muss erkennbar sein, wie die Bewertung der unfertigen und fertigen Erzeugnisse erfolgte, d.h., die Ermittlung der Herstellungskosten ist leicht nachprüfbar und nachweisbar - ggf. durch Hinweise auf Arbeitszettel oder Kalkulations- unterlagen - zu belegen. Bei den unfertigen Erzeugnissen sollte der Fertigungsgrad angegeben werden.

3.4 "Schwimmende Waren":

So genannte rollende oder schwimmende Waren sind ebenfalls bestandsmäßig zu erfassen, wenn sie wirtschaftlich zum Vermögen gehören (z.B. durch Erhalt des Auslieferungsscheins). Lagern eigene Waren in fremden Räumen (z.B, bei Spediteuren),
ist eine Bestandsaufnahme vom Lagerhalter anzufordern.

3.5 Kommissionswaren:

Kommissionswaren sind keine eigenen Waren und daher nicht als Eigenbestand auf- zunehmen. Andererseits sind eigene Waren, die den Kunden als Kommissionswaren überlassen worden sind, als Eigenbestand zu erfassen (Bestandsnachweis von Kunden anfordern !).

3.6 Minderwertige Waren:

Minderwertige und wertlose Waren sind ebenfalls bestandsmäßig aufzunehmen. Die Bewertung kann dann ggf. mit 0,00 DM erfolgen.

4 Bewertungsverfahren

4.1 Einzelbewertung - Gruppenbewertung:

Grundsätzlich sind bei der Inventur die Vermögensgegenstände einzeln zu erfassen und entsprechend zu bewerten (§ 240 Abs. 1 HGB). Soweit es den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht, können jedoch gleichartige Vermögens- gegenstände des Vorratsvermögens sowie andere gleichartige oder annähernd gleichartige bewegliche Vermögensgegenstände jeweils zu einer Gruppe zusammen- gefasst und mit dem gewogenen Durchschnittswert angesetzt werden (Gruppenbewertung nach § 240 Abs. 4 HGB, siehe auch R 36 Abs. 4 ESTR).

4.2 Festwerte:

Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe können, wenn sie regelmäßig ersetzt werden und ihr Gesamtwert für das Unternehmen von nachrangiger Bedeutung ist, mit einer gleich bleibenden Menge und einem gleich bleibenden Wert angesetzt werden, sofern ihr Bestand in seiner Größe, seinem Wert und seiner Zusammensetzung nur geringen Veränderungen unterliegt (Festbewertung nach § 240 Abs. 3 HGB). Diese Art der Bewertung kommt z. B. bei Werkzeugen, Modellen, Flaschen, Fässern, Verpackungsmaterial in Betracht.

Für die durch Festwerte erfassten Gegenstände entfällt eine jährliche Inventur. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe des Vorratsvermögens sind dann regelmäßig nur an jedem dritten Bilanzstichtag aufzunehmen.

Für Gegenstände des beweglichen Anlagevermögens ist im Regelfall an jedem dritten, spätestens aber an jedem fünften Bilanzstichtag eine körperliche Bestandsaufnahme vorzunehmen; wird dabei ein um mehr als 10 v. H. höherer Wert ermittelt, ist dieser neue Wert maßgebend.

5 Inventuraufnahme

Aufnahmelisten müssen durchgehend nummeriert sein und an Ort und Stelle ausgefüllt werden. Die Listen müssen vom Ansager und Schreiber unterzeichnet werden. Wenn Reinschriften der Bestandsaufnahme angefertigt werden, sind die Originalaufzeichnungen mit aufzubewahren.

Bei der Bestandsaufnahme können auch Diktiergeräte verwendet werden.

Die besprochenen Tonbänder können gelöscht werden, wenn die Angaben in die Inventur-listen übernommen und geprüft worden sind.

6 Kontrollmöglichkeit

Die Bewertung muss einwandfrei nachprüfbar sein. Das erfordert zunächst eine genaue Bezeichnung der Ware (Qualität, Größe, Ware). Falls erforderlich sind Hinweise auf die Einkaufsrechnungen, die Lieferanten oder die Kalkulationsunterlagen anzubringen, soweit dies aus der Artikelbezeichnung nicht ohne weiteres ersichtlich ist. Abwertungen müssen sowohl dem Grunde, als auch der betragsmäßigen Höhe nach erkennbar und nachprüfbar sein.

7 Abschlußprüfer

Bei prüfungspflichtigen Unternehmen empfiehlt sich vor der Inventur rechtzeitige Rücksprache mit dem Abschlußprüfer, weil auch die Inventur Gegenstand der Abschlußprüfung ist.